Das Dienstplan-Modul dient zur Planung und Verwaltung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter. Manager können damit in kurzer Zeit tägliche, wöchentliche oder monatliche Schichtpläne erstellen[1]. Dabei lassen sich Arbeitszeiten, Pausen und Schichten pro Mitarbeiter festlegen. Die Software unterstützt die Einhaltung von Vorgaben (z. B. maximale Stunden, Ruhezeiten), sodass Planungsfehler vermieden werden. Mitarbeiter können ihre individuellen Dienstpläne online einsehen, erhalten Benachrichtigungen bei Änderungen und können – je nach Konfiguration – Schichtwünsche abgeben oder Tauschanfragen stellen (für den Schichttausch kann die Zustimmung des Managers erforderlich sein). Nachdem ein Plan erstellt oder geändert wurde, werden alle betroffenen Mitarbeiter automatisch per E-Mail oder App-Benachrichtigung informiert[2]. Admin-Hinweis: Administratoren können globale Einstellungen vornehmen, z. B. Standard-Arbeitszeitmodelle, Rollen für Schichten oder Vorlagen für wiederkehrende Dienstpläne. Außerdem dürfen nur Admins neue Standorte oder Abteilungen für die Dienstplanung anlegen.
Im Ziele-Modul werden Unternehmens- und Mitarbeiterziele verwaltet. Dieses Modul unterstützt Vorgesetzte und Mitarbeiter zuverlässig bei der Zielvereinbarung und Beurteilung. Die Zielerreichung eigener sowie untergeordneter Ziele wird transparent dargestellt und zeigt, wo ggf. Maßnahmen nötig sind[3]. Manager oder Admins legen Ziele fest – etwa Umsatzziele, Verkaufszahlen oder Qualitätskennzahlen – und ordnen sie einzelnen Mitarbeitern oder Teams zu. Mitarbeiter können ihre persönlichen Ziele einsehen und den Fortschritt verfolgen (oft grafisch via Fortschrittsbalken oder Ampelsystem). Zielerreichung: Sobald Mitarbeiter Leistungen erfassen (z. B. Umsätze, Verkaufszahlen), aktualisiert das System automatisch den Erreichungsgrad der Ziele. So haben sowohl Mitarbeiter als auch Manager jederzeit einen Überblick, wie nah die Zielvorgaben erreicht sind. Besondere Funktionen können Zwischenziele, Fristen und Feedback sein. Admin-Hinweis: Administratoren können unternehmensweite Ziele definieren und bereichsübergreifende Auswertungen der Zielerreichung einsehen. Sie dürfen zudem interne Berechnungslogiken (z. B. Gewichtung von Zielen, Berechnungsformeln für Zielerreichungsgrade) konfigurieren.
Das Statistik-Modul liefert umfangreiche Auswertungen und Berichte zu allen relevanten Kennzahlen des Systems[4]. Es kombiniert Daten aus verschiedenen Modulen (z. B. Umsatz aus Verkaufsdaten, Arbeitsstunden aus Dienstplan, Abwesenheiten, Zielerreichung) und stellt sie übersichtlich dar. Nutzer können interaktive Berichte und Grafiken erstellen, um Trends und Muster zu erkennen[5]. Beispielsweise sind Umsatzauswertungen, Mitarbeiter-Leistungsstatistiken oder Filialvergleiche abrufbar. Filter- und Export-Funktionen (CSV, PDF, Excel) erlauben detaillierte Analysen. Besonderheiten: Dashboards mit Echtzeit-Daten, Diagramme (Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme) sowie Kennzahlenübersichten (KPIs) gehören zum Modul. Manager sehen in der Regel nur die Statistiken ihres eigenen Stores/Teams, während Admins standortübergreifende Berichte einsehen können. Admin-Hinweis: Admins können neue Berichtsvorlagen erstellen, festlegen welche Kennzahlen für Manager sichtbar sind, und systemweite Daten (alle Filialen) abrufen.
Die Inventarverwaltung umfasst das Verfolgen des aktuellen Bestands aller Produkte sowie eine effiziente Verwaltung von Nachbestellungen und Verkäufen[6]. In diesem Modul sind sämtliche Artikel, Waren oder Zubehörteile gelistet, inklusive Lagerbestand, Mindestbestand und Lieferanteninformationen. Mitarbeiter (insbesondere im Verkauf) können hier z. B. einen Zubehörverkauf erfassen: Bei Verkauf eines Artikels wird der entsprechende Lagerbestand automatisch reduziert. Das System protokolliert Verkäufe von Zubehör/Produkten und kann mit dem Provisionen-Modul verknüpft sein (um Provisionen aus Verkäufen zu berechnen). Ebenso können Wareneingänge verbucht werden, wenn neues Inventar geliefert wird – dabei aktualisiert das System die Bestände und kann eine Benachrichtigung senden, falls zuvor ein Mindestbestand unterschritten war. Besonderheiten: Inventarlisten lassen sich nach Kategorien filtern (z. B. Produktart, Filiale), und es gibt ggf. eine Such- und Barcode-Scan-Funktion, um Artikel schnell zu finden. Niedrige Bestände oder Fehlbestände werden hervorgehoben, und bei Bedarf kann automatisch eine Nachbestellung ausgelöst oder vorgeschlagen werden. Admin-Hinweis: Administratoren können neue Artikel oder Kategorien im System anlegen, Preise ändern und globale Inventarregeln setzen (etwa standortübergreifende Inventarverwaltung, Benutzerrechte für Inventur etc.). Admins sehen den Gesamtbestand über alle Filialen und können zentral Bestellungen koordinieren.
Im Modul Provisionen & Boni werden leistungsbezogene Vergütungen für Mitarbeiter verwaltet. Sobald Mitarbeiter durch Verkäufe oder besondere Leistungen Provisionen oder Boni verdienen, kann dies hier erfasst und nachvollzogen werden. Häufig ist das Modul eng mit Verkaufs- und Zielerreichungsdaten verknüpft: erzielt ein Mitarbeiter einen Verkauf oder erreicht ein Ziel, berechnet das System automatisch die zustehende Provision oder einen Bonus. Provisionen: Provisionen sind prozentuale oder festgelegte Beteiligungen an Umsätzen. Das System kann z. B. hinterlegt haben, dass für den Verkauf bestimmter Produkte ein Mitarbeiter X % des Verkaufspreises als Provision erhält. Die Berechnung erfolgt automatisch, was den manuellen Aufwand reduziert – denn die manuelle Berechnung und Verwaltung von Provisionen ist zeitaufwändig und fehleranfällig[7]. Boni: Boni können etwa für das Erreichen von Zielen oder besondere Leistungen (Monatsbonus, Team-Bonus) vergeben werden. Manager können im System vorschlagen, einem Mitarbeiter einen Bonus auszuzahlen (etwa einen Betrag X € für eine besondere Leistung), welcher dann vom Admin geprüft und freigegeben wird. Das Modul stellt für jeden Mitarbeiter eine Übersicht bereit, welche Provisionen und Boni im Zeitraum (z. B. monatlich, quartalsweise) angefallen sind. Mitarbeiter selbst können meist ihre eigenen Provisionen/Boni in Euro einsehen (sofern freigegeben – oft sehen Mitarbeiter nur Punkte oder Prozent, keine Eurobeträge, je nach Unternehmensregel „keine € für Mitarbeiter“). Admin-Hinweis: Admins konfigurieren die Provisionssätze und Bonusregeln systemweit. Sie können z. B. festlegen, welche Umsatzanteile als Provision gelten, Bonusarten definieren und Obergrenzen setzen. Admins haben zudem Einsicht in alle Provisionen/Boni und können Korrekturen vornehmen (z. B. falsche Einträge stornieren).
Im Abwesenheiten-Modul werden Urlaube, Krankenstände und sonstige Fehlzeiten der Mitarbeiter verwaltet. Für die Planung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten steht ein Abwesenheitskalender zur Verfügung, der einen Überblick über beantragte und genehmigte Urlaube aller Mitarbeiter bietet, inklusive Urlaubsanspruch und bereits genutzter Urlaubstage[8]. Mitarbeiter stellen über das System digitale Urlaubsanträge – der zuständige Genehmiger (meist der Filialmanager) wird automatisch informiert und kann den Antrag mit einem Klick genehmigen oder ablehnen[9]. Krankmeldungen oder andere Abwesenheiten können ähnlich gemeldet werden: Mitarbeiter können z. B. eine Krankmeldung eintragen (optional mit Upload einer Krankschreibung), die dann vom Manager bestätigt wird. Das System verbucht genehmigte Abwesenheiten automatisch im Dienstplan (die betroffenen Schichten werden als abwesend markiert oder zur Neubesetzung angezeigt) und zieht sie vom Urlaubskonto des Mitarbeiters ab. Funktionen: Überblick aller Abwesenheiten pro Mitarbeiter und Team, automatische Konflikterkennung (z. B. Warnung, falls zu viele Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub nehmen wollen), und Synchronisation mit externen Kalendern (z. B. Outlook) falls eingerichtet[10]. Mitarbeiter sehen stets ihr verbleibendes Urlaubsguthaben. Admin-Hinweis: Administratoren können Abwesenheitsarten definieren (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub etc.), Feiertage hinterlegen und Urlaubskonten pflegen (z. B. jährliches Urlaubslimit pro Mitarbeiter einstellen). Admins können außerdem Abwesenheiten für alle eintragen oder im Notfall Einträge ändern (z. B. wenn ein Manager eine Korrektur braucht).
Die Mitarbeiterübersicht ist das zentrale Verzeichnis aller Benutzer (Mitarbeiter, Manager, Admins) im System. Hier können Stammdaten wie Name, Kontaktinformationen, Position, Eintrittsdatum und ggf. Qualifikationen oder zugehörige Filiale eingesehen und bearbeitet werden. Jede Person hat ein eigenes Profil. Funktionen: Admins (und je nach Recht auch Manager) können neue Mitarbeiterprofile anlegen oder ehemalige Mitarbeiter deaktivieren/archivieren. In der Übersicht sind oft Filter vorhanden (z. B. nach Standort, Rolle, aktiv/inaktiv), um bestimmte Gruppen von Mitarbeitern schnell zu finden. Ein Manager sieht standardmäßig nur die Mitarbeiter seiner eigenen Filiale oder seines Teams, während Admins alle Mitarbeiter systemweit sehen. Besonderheiten: Das Modul kann zusätzliche Registerkarten enthalten, z. B. Dokumente (Verträge, Zeugnisse hochladen), Qualifikationen (wer hat welche Schulungen absolviert), Abwesenheiten oder Arbeitszeitkonto pro Mitarbeiter. Änderungen an Mitarbeiterdaten (z. B. neue Adresse, Namensänderung) können hier vorgenommen werden – entweder durch Admin/Manager oder vom Mitarbeiter selbst, falls erlaubt. Auch Zugriffsrechte werden im Profil festgelegt: Nur Admins können die Rolle (Mitarbeiter/Manager/Admin) ändern oder spezielle Rechte zuweisen. Admin-Hinweis: Im Adminbereich gibt es oft Massenverwaltungsoptionen, z. B. alle Mitarbeiter einer Rolle zuweisen, Import/Export von Mitarbeiterdaten oder Einstellen von Standardfeldern, die jedes Profil haben muss. Admins achten darauf, dass Mitarbeiterprofile vollständig und aktuell sind, da viele Module (z. B. Dienstplan, Kommunikation) darauf aufbauen.
Das Modul Kommunikation/ToDos ermöglicht interne Nachrichten und Aufgabenverwaltung. Es fördert durch seinen Aufbau die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen, sodass Missverständnisse und Fehlinformationen schnell aufgeklärt werden können[11]. Kommunikation: Ähnlich einem internen Nachrichtensystem oder schwarzem Brett können hier Ankündigungen, Rundschreiben oder Chat-Nachrichten versendet werden. Manager und Admins können z. B. wichtige Informationen an alle Mitarbeiter posten (Schichtänderungen, neue Aktionen, Newsletter). Mitarbeiter können je nach Einstellung ebenfalls Nachrichten senden, z. B. an ihre Vorgesetzten oder an Kollegen (oft aber eingeschränkt auf eigene Filiale oder Team). ToDos/Aufgaben: Hier können Aufgaben erstellt und bestimmten Personen oder Rollen zugewiesen werden. Beispielsweise kann ein Manager eine ToDo an einen Mitarbeiter erstellen wie „Inventur am Freitag durchführen“ oder „Schaufenster dekorieren bis Datum X“. Der Mitarbeiter sieht diese Aufgabe in seiner ToDo-Liste, wird ggf. per E-Mail benachrichtigt und kann den Abschluss melden. Es lassen sich Prioritäten und Fälligkeitsdaten setzen. Oft bietet das Modul auch eine Übersicht aller offenen Aufgaben und deren Status, sowohl für den Aufgabensteller (z. B. Manager) als auch für den Bearbeiter. Besonderheiten: Aufgaben können standortübergreifend verteilt werden (für bereichsübergreifende Projekte können Admins mehrere Filialen oder Teams adressieren). Durch E-Mail-Benachrichtigungen oder App-Pushs bleibt jeder informiert. Es können auch Eskalationen eingerichtet werden – z. B. automatische Erinnerungen, wenn eine Aufgabe bis Fälligkeitsdatum nicht erledigt ist[12]. Admin-Hinweis: Admins können Kommunikationsrichtlinien festlegen (z. B. wer darf globale Nachrichten senden), Standard-ToDo-Vorlagen bereitstellen und im Hintergrund die Speicherdauer von Nachrichten konfigurieren. Admins haben Einsicht in alle ToDos und können Auswertungen über Aufgaben (Anzahl erledigt/offen pro Mitarbeiter) abrufen, um die Arbeitsauslastung zu überwachen.
Der Adminbereich bündelt alle administrativen Funktionen und Einstellungen des Franchise-Managementsystems. Nur Benutzer mit Administratorrolle haben Zugriff. Hauptfunktionen: - Benutzer- und Rollenverwaltung: Admins können neue Benutzerkonten anlegen, bestehende bearbeiten oder entfernen. Sie legen die Rolle (Mitarbeiter, Manager, Admin) fest und können detaillierte Zugriffsrechte konfigurieren (wer darf welches Modul nutzen oder sehen). (Beispiel: Nur Admins dürfen Rollen zuweisen oder entziehen.) - Systemeinstellungen: Hier werden globale Parameter gesetzt, z. B. Öffnungszeiten je Filiale (relevant für Dienstplan), Urlaubstage pro Jahr, Berechnungslogiken (z. B. Provisionssätze, Zielberechnungsformeln), Sprach- und Währungseinstellungen, etc. Admins können außerdem Module an- oder ausschalten, falls das System modular aufgebaut ist. - Standort-Management: In einem Franchise-System verwalten Admins alle Standorte/Filialen. Sie können neue Filialen hinzufügen, Manager der Filiale zuweisen, und standortübergreifende Daten einsehen. - Datenverwaltung: Import/Export von Daten (z. B. Mitarbeiterlisten, Inventarlisten), Backup-Funktionen und evtl. Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. Lohnabrechnung, Buchhaltung) werden hier kontrolliert. - Protokolle & Logs: Admins können einsehen, wer sich wann angemeldet hat und welche Aktionen durchgeführt wurden (Änderungsprotokoll), um im Bedarfsfall Fehlerursachen nachzuvollziehen. - Benachrichtigungen: Zentrales Einstellen, welche automatischen Mails/Benachrichtigungen das System versendet (z. B. bei Urlaubsantrag, Schichtänderung, etc.), und an wen. Durch diese umfassenden Rechte haben Admins uneingeschränkte Einsicht und Zugriffsmöglichkeit auf alle Bereiche[13] des Systems. Sie können alle Daten einsehen, bearbeiten und sogar grundlegende Konto-Einstellungen ändern. Interne Logiken, wie etwa automatische Berechnungen (Überstundenausgleich, Bonusberechnung), können oft nur durch Admins angepasst oder initial konfiguriert werden. In der Regel gilt: Was ein Admin im System tut, wirkt sich global aus, weshalb Administrationsrechte nur an dafür geschultes Personal vergeben werden.
In diesem System gibt es drei Hauptrollen mit abgestuften Rechten: Mitarbeiter, Manager und Admin. Im Folgenden wird differenziert, was die einzelnen Rollen dürfen oder nicht dürfen.
Mitarbeiter: Normale Benutzer, die nur ihre eigenen Daten und begrenzte Funktionen nutzen können. Mitarbeiter haben keine administrativen Rechte[14]. Sie können z. B. ihren Dienstplan einsehen, eigene Abwesenheiten beantragen, eigene Ziele und Leistungen einsehen und ggf. Zubehörverkäufe erfassen, soweit es ihre Rolle vorsieht. Mitarbeiter sehen keine sensiblen Finanzdaten – z. B. Umsätze in Euro-Beträgen oder Gehälter anderer – sofern das vom System eingeschränkt ist („keine €-Anzeige für Mitarbeiter“). Ihre Sicht ist auf die eigenen Daten und die Informationen, die zur Ausführung ihres Jobs nötig sind, begrenzt. Beispielsweise sieht ein Mitarbeiter im Inventarmodul möglicherweise nur, dass ein Artikel auf Lager ist oder nicht, aber nicht unbedingt die Einkaufspreise. Mitarbeiter können im Kommunikation/ToDo-Modul Aufgaben erhalten und (falls erlaubt) Rückmeldungen oder Kommentare abgeben, aber meist keine Aufgaben an andere verteilen (oder nur an ihren Vorgesetzten). Insgesamt gilt: Was Mitarbeiter sehen oder tun können, ist auf ihren eigenen Bereich und auf einfache Nutzerfunktionen beschränkt.
Manager: Erweiterte Benutzerrechte mit Führungsverantwortung. Manager sind im System Mitarbeiter mit Sonderrechten[15], die ihnen vom Admin zugewiesen werden. Eine Manager-Rolle eignet sich für Filialleiter oder Teamleiter, die Verantwortung für Planung und Ergebnisse ihres Teams tragen, aber nicht alle Rechte eines Admins benötigen[16]. Manager können innerhalb ihrer eigenen Filiale/ihres Teams Dienstpläne erstellen und bearbeiten, die Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter verwalten (Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen, Krankmeldungen registrieren), Zielvorgaben für ihr Team einsehen und teilweise mitdefinieren (oft in Abstimmung mit Admin), Inventar ihres Stores verwalten (Bestände prüfen, Nachbestellungen anstoßen), sowie Provisionen & Boni für ihre Mitarbeiter einsehen und vorschlagen. Manager dürfen keine systemweiten Einstellungen ändern und haben keinen Zugriff auf andere Filialen (ihre Rechte gelten ausschließlich innerhalb der eigenen Arbeitsbereiche[16]). Sie können neue Mitarbeiter in ihrer Filiale hinzufügen, falls die Admin-Einstellungen dies zulassen (in vielen Systemen darf ein Manager zwar Kandidaten anlegen, aber die endgültige Freischaltung oder Löschung von Mitarbeitern obliegt dem Admin). Finanzielles: Manager sehen normalerweise zusammengefasste Finanzdaten ihrer Filiale (z. B. Tagesumsatz, Team-Performance), aber keine unternehmensweiten Finanzübersichten. Außerdem sehen sie Gehälter oder persönliche Daten der Mitarbeiter nicht, außer es wurde ausdrücklich erlaubt (z. B. könnte ein Manager Provisionssummen seiner Mitarbeiter sehen, aber nicht deren Grundgehalt, wenn das System solche Daten verwaltet). Manager können im Kommunikation/ToDo-Modul Aufgaben an ihre Mitarbeiter verteilen und wichtige Mitteilungen an ihr Team senden. Sie sind Bindeglied zwischen Admin und Mitarbeitern: Einige Aktionen der Manager können einer Admin-Freigabe bedürfen (z. B. einen Bonus endgültig auszahlen).
Admin: Administratoren verfügen über die umfassendsten Rechte im System. Sie haben uneingeschränkten Zugriff auf alle Module und Funktionen[13]. Admins können alles einsehen und bearbeiten, z. B.: alle Dienstpläne aller Filialen, alle Mitarbeiterprofile, sämtliche Inventardaten, sämtliche Ziele und Statistiken. Sie können neue Benutzer erstellen oder löschen, Rollen zuweisen, und Einstellungen verändern. In der Praxis sind Admins häufig Mitarbeiter der Zentralverwaltung oder der IT/Franchise-Geber. Einige spezifische Privilegien: Nur Admins können die Rollen und Rechte anderer ändern (kein Benutzer kann seine eigene Rolle ändern, das kann ausschließlich ein Admin[17]). Nur Admins dürfen systemweite Parameter (z. B. Urlaubsanspruch pro Jahr, Provisionsmodell, globale Feiertage) einstellen. Interne Logiken: Auch hinterlegte Berechnungen oder Automatismen – z. B. wie aus Verkaufsdaten Provisionen berechnet werden, oder welche Felder beim Anlegen eines Mitarbeiters Pflicht sind – können nur Admins ändern. Admins haben oft die Möglichkeit, Daten zu exportieren oder Backups zu erstellen. Bei sensiblen Aktionen (z. B. Löschen eines Mitarbeiterprofils) ist ausschließlich der Admin berechtigt, diese durchzuführen. Mitarbeiter und Manager können also keine Daten endgültig löschen, um die Datenintegrität zu gewährleisten. Zusammengefasst: Admins sind die oberste Instanz im System und tragen Verantwortung für die korrekte Einrichtung und Wartung.
Hinweis: Die Rechte können vom Admin weiter differenziert werden. Beispielsweise kann ein Admin einzelnen Managern zusätzliche Berechtigungen erteilen (etwa Zugriff auf ein weiteres Modul wie Statistik für ihre Filiale) oder Einschränkungen für Mitarbeiter definieren (z. B. dass Mitarbeiter die Dienstpläne nur sehen, aber Schichttausch-Anfragen nicht selbst stellen dürfen). Diese Feineinstellungen erfolgen im Adminbereich unter Rechteverwaltung. Im Zweifelsfall gilt: Zugriff nur, wenn die Rolle es erlaubt – bei „Zugriff verweigert“ Meldungen sollte der Benutzer prüfen, ob er die nötige Rolle/Freigabe besitzt.
In diesem Abschnitt folgen Schritt-für-Schritt-Erklärungen zu wichtigen Vorgängen im System. Jeder Ablauf ist mit einem beispielhaften Szenario versehen.
Wie beantrage ich Urlaub? (Mitarbeiter) 1. Abwesenheiten-Modul öffnen: Melden Sie sich im System an und navigieren Sie zum Modul Abwesenheiten (oft als „Urlaub/Abwesenheit“ bezeichnet). Dort sehen Sie Ihren persönlichen Abwesenheitskalender und ggf. einen Button „Urlaub beantragen“. 2. Neuen Urlaubsantrag erstellen: Klicken Sie auf „Urlaub beantragen“ (oder das Plus-Symbol für neuen Antrag). Es öffnet sich ein Formular. 3. Daten eingeben: Wählen Sie den Zeitraum für Ihren Urlaub (Start- und Enddatum, bei einzelnen Tagen nur diesen Tag angeben). Geben Sie ggf. den Abwesenheitstyp an – in diesem Fall „Urlaub“ (alternativ könnte hier auch z. B. „Zeitausgleich“ oder „Sonderurlaub“ auswählbar sein, falls zutreffend). Optional können Sie einen Kommentar hinzufügen (z. B. „Familienfeier“ oder Urlaubsadresse). 4. Überblick prüfen: Das System zeigt meist an, wie viele Urlaubstage dieser Antrag umfasst und wie viele Resttage Sie nach genehmigtem Urlaub hätten. Prüfen Sie diese Angaben. 5. Antrag absenden: Klicken Sie auf „Antrag senden“ oder „Speichern“. Ihr Urlaubsantrag wird nun an den zuständigen Manager geschickt. Sie erhalten eine Bestätigung, dass der Antrag eingereicht wurde. 6. Genehmigung abwarten: Ihr Vorgesetzter (Manager) erhält eine Benachrichtigung über den Urlaubsantrag. Sie können im Abwesenheitsmodul den Status Ihres Antrags einsehen: „offen/beantragt“ bis er bearbeitet ist. Sobald der Manager entscheidet, ändert sich der Status zu „genehmigt“ (Urlaub ist bewilligt) oder „abgelehnt“. Sie werden über die Entscheidung informiert – je nach Einstellung per Systembenachrichtigung und/oder E-Mail. 7. Nach Genehmigung: Ist Ihr Urlaub genehmigt, erscheint er als Eintrag im Abwesenheitskalender. Der Zeitraum wird normalerweise farblich markiert (z. B. grün für genehmigten Urlaub). Gleichzeitig wird Ihr Urlaub im Dienstplan vermerkt (Ihre Schichten in diesem Zeitraum werden als abwesend angezeigt oder anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt). Ihr Urlaubskonto reduziert sich um die entsprechenden Tage. Bei Ablehnung erhalten Sie eine Begründung oder Sie sprechen direkt mit dem Vorgesetzten, um ggf. einen anderen Zeitraum zu wählen.
Wie genehmige ich einen Urlaubsantrag? (Manager) 1. Benachrichtigung prüfen: Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaub beantragt, werden Sie als Manager informiert – z. B. durch eine E-Mail oder durch eine Meldung im System (Auf der Startseite oder im Abwesenheiten-Modul erscheint ein offener Antrag). 2. Abwesenheiten-Modul öffnen: Gehen Sie ins Abwesenheiten/Urlaubs-Modul Ihrer Filiale. Dort gibt es meist eine Registerkarte oder Liste für offene Anträge. 3. Antrag einsehen: Klicken Sie auf den betreffenden Urlaubsantrag des Mitarbeiters. Ein Detailfenster zeigt den gewünschten Zeitraum, den Urlaubsgrund (falls angegeben) sowie aktuelle Resturlaubstage des Mitarbeiters. Möglicherweise sehen Sie auch einen Abwesenheitskalender aller Mitarbeiter, um Überschneidungen zu erkennen (z. B. ob schon viele Kollegen an diesen Tagen fehlen). 4. Entscheidung treffen: Wenn keine betrieblichen Gründe entgegenstehen, können Sie den Urlaub genehmigen. Falls der Zeitraum ungünstig ist (z. B. Personalmangel zu der Zeit), können Sie den Antrag ablehnen. Nutzen Sie die Buttons „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. 5. Kommentar (optional): Viele Systeme erlauben, bei Ablehnung oder auch Genehmigung einen Kommentar zu hinterlegen. Tragen Sie ggf. eine Begründung ein (z. B. „In der Woche ist schon Kollege X im Urlaub, bitte anderen Zeitraum wählen“ bei Ablehnung). 6. Abschließen: Speichern/Senden Sie Ihre Entscheidung. Der Mitarbeiter wird automatisch über Ihre Entscheidung benachrichtigt. Genehmigte Urlaubstage erscheinen nun im Kalender, der Dienstplan wird entsprechend aktualisiert, und der Urlaubsstatus wechselt auf „genehmigt“. Abgelehnte Anträge verschwinden aus der offenen Liste (oft wandern sie in eine Historie mit Status „abgelehnt“ ein). 7. Planung anpassen: Überprüfen Sie bei Genehmigung, ob Sie für die Abwesenheitsdauer des Mitarbeiters Ersatz einplanen müssen. Passen Sie gegebenenfalls den Dienstplan an (andere Mitarbeiter übernehmen Schichten, Aushilfe einplanen etc.). Das System markiert ggf. offene Schichten automatisch.
Wie erfasse ich einen Zubehörverkauf? (Mitarbeiter) Beispiel: Ein Mitarbeiter verkauft in der Filiale zusätzlich zum Hauptprodukt ein Zubehör (z. B. eine Schutzhülle, ein Zusatzgerät) und soll diesen Verkauf im System eintragen, damit Inventar und Provisionen stimmen. 1. Inventar- oder Verkaufsmodul öffnen: Melden Sie sich an der Kasse bzw. im System an. Je nach System gibt es ein eigenes Verkaufsmodul oder Sie nutzen direkt das Inventarverwaltung-Modul. Wählen Sie dort die Option „Verkauf erfassen“ oder „Artikel abbuchen“. (Manchmal ist der Ablauf direkt im Kassensystem integriert – hier beschreiben wir die manuelle Erfassung.) 2. Artikel auswählen: Suchen Sie nach dem verkauften Zubehörartikel. Dies kann über eine Liste oder eine Suchleiste erfolgen. Geben Sie z. B. den Namen oder eine Artikelnummer ein („Handyhülle XY“). Sobald der Artikel gefunden ist, wählen Sie ihn aus. Prüfen Sie, dass der angezeigte Artikel (Bezeichnung, ggf. Farbe/Größe) dem Verkauften entspricht. 3. Verkaufsmenge eingeben: Tragen Sie die Anzahl ein – in der Regel „1“, falls ein Einzelstück verkauft wurde (bei mehreren gleichen Artikeln entsprechend die Zahl erhöhen). Das System zeigt den aktuellen Lagerbestand und berechnet nach Eingabe der Menge den neuen Bestand. 4. Preis und Kundendaten (falls nötig): In einigen Fällen ist der Preis schon hinterlegt und wird automatisch übernommen. Falls das System es vorsieht, können Sie den Verkaufsbetrag bestätigen oder ändern (z. B. wenn ein Rabatt gewährt wurde). Kundendaten sind bei Zubehör oft optional – Sie können den Verkauf auch ohne konkreten Kunden verbuchen, außer das Unternehmen erfasst Käuferdaten routinemäßig. 5. Verkauf verbuchen: Klicken Sie auf „Verkauf abschließen“ oder „Buchen“. Das System wird nun den Lagerbestand aktualisieren (der Artikelbestand reduziert sich um die verkaufte Menge) und den Verkauf registrieren. Je nach Einrichtung fließen diese Daten ins Statistik-Modul (Umsatz aktualisieren) und ins Provisionen-Modul. 6. Quittung/Beleg (optional): Falls das System eine Kassenfunktion hat, können Sie an dieser Stelle einen Beleg drucken oder den Verkaufsvorgang abschließen, sodass eine Quittungsnummer erzeugt wird. 7. Überprüfung: Kontrollieren Sie im Inventar-Modul, ob der Artikel nun mit dem korrekten neuen Bestand angezeigt wird. Beispielsweise: Vorher 10 Stück auf Lager, 1 verkauft => nun 9 auf Lager. Falls das System mit Provisionen verknüpft ist und Sie als Verkäufer eine Provision erhalten, können Sie später im Provisionen-Modul sehen, dass Ihnen z. B. der entsprechende Prozentsatz gutgeschrieben wurde (dies erfolgt meist automatisch im Hintergrund).
Wie plane ich einen Dienstplan? (Manager) 1. Dienstplan-Modul öffnen: Gehen Sie ins Dienstplan oder Schichtplan-Modul. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, z. B. die Kalenderwoche oder den Monat, für den Sie den Plan erstellen möchten. Es gibt oft Vorlagen oder Ansichten pro Woche. 2. Verfügbarkeiten prüfen: Schauen Sie nach, welche Mitarbeiter verfügbar sind. Manche Systeme zeigen hinter den Namen gleich an, ob der Mitarbeiter an bestimmten Tagen abwesend ist (z. B. durch Eintrag im Abwesenheiten-Modul) oder welche regelmäßige Arbeitszeit er hat. Nutzen Sie diese Info, um die Planung zu erleichtern. 3. Schichten erstellen: Falls noch keine Schicht an einem Tag existiert, fügen Sie eine neue Schicht hinzu. Je nach System klicken Sie auf einen Tag/Zeitbereich und wählen „Neue Schicht“. Geben Sie die Start- und Endzeit der Schicht ein (z. B. 09:00–17:00) und ggf. die Bezeichnung (z. B. „Frühschicht Verkauf“). Wiederholen Sie das für alle notwendigen Schichten pro Tag. 4. Mitarbeiter zuweisen: Für jede Schicht ordnen Sie einen Mitarbeiter zu. Dies kann per Dropdown oder Drag-and-Drop geschehen – z. B. ziehen Sie den Namen eines Mitarbeiters in die Schicht oder wählen ihn aus einer Liste innerhalb der Schicht. Das System verhindert, dass ein Mitarbeiter doppelt verplant wird oder wenn er zu der Zeit bereits abwesend gemeldet ist (es würde eine Warnung anzeigen). 5. Schichtdetails festlegen: Optional können Sie pro Schicht noch Details einstellen, z. B. Position/Rolle (wer ist Schichtleiter), Pausenzeit, oder Notizen (z. B. „Inventur erledigen während dieser Schicht“). Diese Informationen sieht der Mitarbeiter später ebenfalls. 6. Plan prüfen: Überfliegen Sie den gesamten Plan der Woche. Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Zeiten abgedeckt sind, niemand überplant ist und der Plan den Arbeitszeitregeln entspricht (das System weist evtl. auf Verstöße hin, z. B. zu kurze Ruhezeit zwischen zwei Schichten). 7. Plan veröffentlichen: Klicken Sie auf „Dienstplan veröffentlichen“ oder „Speichern/Abschließen“. Erst dann wird der Plan für die Mitarbeiter sichtbar und sie erhalten ggf. Benachrichtigungen. Bis zur Veröffentlichung können Sie im Entwurfsmodus Änderungen vornehmen, ohne dass Mitarbeiter es sehen. Nach der Veröffentlichung gilt der Plan als offiziell. 8. Änderungen vornehmen (bei Bedarf): Sollte sich nachträglich etwas ändern (Mitarbeiter fällt aus, muss Schicht tauschen etc.), können Sie den Plan aktualisieren. Nehmen Sie die Änderung im Modul vor (Schicht neu zuweisen oder ändern) und speichern Sie. Das System sendet dann aktualisierte Benachrichtigungen. Es ist empfehlenswert, größere Änderungen auch via Kommunikation-Modul bekanntzugeben, damit alle informiert sind.
Wie vergebe ich einen Bonus? (Manager) Szenario: Ein Mitarbeiter hat hervorragende Leistung erbracht und soll einen Bonus erhalten. Als Manager können Sie dies im System veranlassen (falls Ihre Rolle dies vorsieht; endgültige Auszahlung erfolgt meist nach Admin-Freigabe). 1. Provisionen & Boni Modul öffnen: Navigieren Sie zum Provisionen & Boni-Bereich. Dort finden Sie in der Regel eine Liste aller Mitarbeiter Ihres Teams mit ggf. bereits verdienten Provisionen/Boni. 2. Bonus erstellen: Klicken Sie auf „Bonus hinzufügen“ oder ähnliche Schaltfläche. Wählen Sie den betreffenden Mitarbeiter aus, falls das System das nicht bereits vorausgewählt verlangt. 3. Bonusdaten eingeben: Geben Sie die Art des Bonus an (z. B. „Leistungsbonus Q4“ oder wählen Sie aus vordefinierten Bonusarten). Tragen Sie den Betrag oder die Berechnungsgrundlage ein – z. B. 500 € einmalig. Einige Systeme ermöglichen stattdessen die Angabe eines Prozentsatzes von etwas, aber meistens bei Boni gibt man einen festen Betrag ein. 4. Begründung/Notiz: Fügen Sie eine kurze Begründung hinzu, damit Admins/Nachprüfende wissen, warum der Bonus gewährt wird (z. B. „Umsatzziel um 20 % übertroffen“). 5. Speichern/Absenden: Sichern Sie die Eingabe. Der Bonus erscheint nun entweder sofort in der Bonusübersicht des Mitarbeiters mit einem Status (z. B. „vorgeschlagen“ oder „ausstehend“) oder – falls das System es direkt erlaubt – als genehmigt. In vielen Fällen muss ein Admin den Bonus freigeben. Das heißt, Ihre Eingabe informiert den Admin, der dann den Bonus prüft und final bestätigt. 6. Benachrichtigung: Je nach Einstellung erhält der Mitarbeiter eventuell sofort eine Benachrichtigung, dass ein Bonus vorgesehen ist, allerdings oft erst nach Admin-Freigabe. Als Manager sehen Sie den Bonus in der Übersicht, meist mit Hinweis „wartet auf Freigabe“. 7. Admin-Freigabe (Hintergrund): Der Administrator kann nun im Adminbereich oder im gleichen Modul den Bonus genehmigen. Sobald dies geschieht, ändert sich der Status zu „genehmigt“ und der Bonus wird zur Auszahlung vorgemerkt (bzw. in der nächsten Abrechnung berücksichtigt). 8. Abschluss: Kommunizieren Sie dem Mitarbeiter ruhig persönlich die Bonusvergabe. Im System bleibt der Eintrag bestehen, sodass der Mitarbeiter unter seinen Boni sehen kann, dass ihm z. B. 500 € Bonus für das Quartal gewährt wurden (mit Datum und Grund).
Wie füge ich einen neuen Mitarbeiter hinzu? (Admin) 1. Mitarbeiterübersicht/Verwaltung aufrufen: Melden Sie sich als Admin an und öffnen Sie das Mitarbeiterübersicht-Modul oder den Adminbereich (je nach System gibt es einen Punkt „Mitarbeiter hinzufügen“). 2. Neues Profil anlegen: Klicken Sie auf „Neuen Mitarbeiter anlegen“ oder „+ Benutzer hinzufügen“. Daraufhin erscheint ein Formular zur Eingabe der Mitarbeiterdaten. 3. Stammdaten eingeben: Tragen Sie die grundlegenden Informationen ein: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (wichtig, da diese oft als Login genutzt wird und für die Einladung nötig ist), ggf. Personalnummer, Eintrittsdatum, etc. Pflichtfelder sind meist markiert. 4. Rolle zuweisen: Wählen Sie die Rolle des neuen Benutzers – Mitarbeiter ist standardmäßig voreingestellt[18]. Wenn die Person Manager sein soll, können Sie das hier oder später einstellen. Als Admin können Sie die Rolle jederzeit ändern, aber es ist sinnvoll, gleich korrekt zuzuweisen. 5. Weitere Profilangaben (optional): Je nach System können Sie weitere Angaben machen: Position/Jobtitel, Abteilung oder Standort (Weisen Sie den Mitarbeiter der richtigen Filiale oder dem richtigen Team zu, damit z. B. der Dienstplan stimmt), Geburtsdatum, Adresse, Telefon, usw. Diese Felder können Sie auch später noch ausfüllen oder vom Mitarbeiter selbst ausfüllen lassen. 6. Zugangsdaten festlegen: Entweder legen Sie ein Initialpasswort fest oder das System generiert automatisch eines. In vielen modernen Systemen erhält der Mitarbeiter eine Einladungs-E-Mail[19] an die angegebene Adresse, um seinen Account zu aktivieren und ein eigenes Passwort zu setzen. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail korrekt ist. Wenn der Mitarbeiter keine Firmen-E-Mail hat oder man vorerst keinen Zugang senden will, können Sie auch ein Profil ohne E-Mail erstellen – der Mitarbeiter hätte dann erstmal keinen Zugriff[20], bis eine E-Mail hinzugefügt wird. 7. Speichern & Einladen: Speichern Sie das neue Profil. Falls das System direkt eine Einladungs-Mail verschicken kann, werden Sie gefragt, ob Sie dies tun möchten. Stimmen Sie zu, damit der Mitarbeiter eine Aktivierungs-Mail bekommt (oder teilen Sie ihm manuell die Zugangsdaten mit, wenn Ihr Prozess das vorsieht). 8. Überprüfung: Der neue Benutzer erscheint nun in der Mitarbeiterliste. Überprüfen Sie, ob die Rolle und Zuordnung stimmen (z. B. sollte ein neuer Filialmitarbeiter als „Mitarbeiter“ in der richtigen Filiale gelistet sein). Wenn der Mitarbeiter die Einladung angenommen hat, wird sein Status von „Einladung ausstehend“ zu „aktiv“ wechseln.
Wie ändere ich die Rolle eines Benutzers? (Admin) 1. Mitarbeiterprofil öffnen: Suchen Sie in der Mitarbeiterübersicht nach der betreffenden Person. Klicken Sie auf den Namen, um das Profil zu öffnen. Sie benötigen Admin-Rechte, um die Rolle zu ändern (Manager können das nicht selbst tun[17]). 2. Bearbeiten-Modus aktivieren: Im Profil finden Sie einen „Bearbeiten“-Button. Klicken Sie darauf, um die Profilangaben zu bearbeiten. 3. Rollenfeld anpassen: Suchen Sie nach dem Feld „Rolle“ oder „Benutzerrolle“. Es steht vermutlich aktuell auf „Mitarbeiter“ (oder „Manager“, „Admin“ je nach Person). Klappen Sie das Dropdown auf und wählen die neue gewünschte Rolle. Beispiel: Um einen Mitarbeiter zum Manager zu machen, wählen Sie „Manager“. 4. Berechtigungen prüfen: Bei manchen Systemen erscheinen bei Auswahl „Manager“ zusätzliche Optionen, da Managerrollen oft feinjustiert werden können (z. B. welche Module der Manager nutzen darf). Überprüfen Sie in einem solchen Fall die Berechtigungseinstellungen – Sie können zum Beispiel festlegen, dass diese Person als Manager nur für Filiale X gilt und bestimmte Sonderrechte hat oder nicht hat. Wenn es ein standardisiertes Rollensystem ist, genügt die Auswahl und das System ordnet Standardrechte zu. 5. Speichern: Sichern Sie die Änderung. Das Profil zeigt nun die aktualisierte Rolle. Der Nutzer erhält eventuell eine Benachrichtigung über die geänderten Rechte. 6. Überprüfen: Stellen Sie sicher, dass der nun geänderte Manager in der richtigen Filiale/Abteilung zugeordnet ist. Manager sollten in der Regel nur ihre Teams sehen – falls nötig, passen Sie die Arbeitsbereich-Zuordnung an (z. B. im Profil oder separaten Rechte-Menü angeben, für welche Filiale der Nutzer Manager ist). 7. Test (optional): Loggen Sie sich testweise mit einem Test-Manager-Account ein oder nutzen Sie eine „Als Benutzer anmelden“-Funktion (falls vorhanden), um zu sehen, ob die Rechte korrekt greifen. Der neu beförderte Manager sollte jetzt zusätzliche Menüpunkte (z. B. zur Dienstplanung) sehen, aber weiterhin keinen Adminbereich. 8. Kommunikation: Informieren Sie den Benutzer über seine neuen Rechte (in der Realität würde eine Beförderung natürlich offiziell kommuniziert). Im System kann es sinnvoll sein, dass der Benutzer weiß, welche neuen Funktionen er nun hat.
Wie versende ich eine Nachricht oder Aufgabe? (Manager) 1. Kommunikation/ToDo-Modul öffnen: Als Manager navigieren Sie zum Kommunikation oder ToDo-Modul. Entscheiden Sie, ob Sie eine Nachricht an mehrere Personen schicken oder eine Aufgabe (ToDo) zuweisen möchten. 2. Neue Nachricht erstellen (für allgemeine Infos): Wählen Sie im Kommunikationsbereich „Neue Mitteilung“ o. ä. aus. Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff ein (z. B. „Meeting am Freitag“ oder „Neue Produktlieferung eingetroffen“). Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld. Wählen Sie die Empfänger aus – z. B. alle Mitarbeiter Ihrer Filiale, einzelne Personen oder Gruppen. In manchen Systemen gibt es Gruppen wie „Alle Mitarbeiter“, „Manager-Team“, etc., oder man klickt die Namen einzeln an. 3. Nachricht senden: Klicken Sie auf „Senden“. Die Empfänger erhalten nun je nach Einstellung die Nachricht intern (sichtbar beim nächsten Login im Kommunikationsmodul) und ggf. als E-Mail-Benachrichtigung. Ihre Mitteilung erscheint auch im Verlauf/Feed des Kommunikationsmoduls, wo berechtigte Mitarbeiter sie lesen können. 4. Neue Aufgabe erstellen (für ToDo): Wechselt man in den Aufgabenbereich, klickt man auf „Neue Aufgabe/ToDo hinzufügen“. Beschreiben Sie die Aufgabe knapp, z. B. Titel: „Schaufenster dekorieren“ und Details: „Bitte bis kommenden Montag das Schaufenster mit dem neuen Promo-Material dekorieren.“ 5. Zuweisung: Wählen Sie den Verantwortlichen für die Aufgabe (z. B. einen bestimmten Mitarbeiter). Legen Sie ggf. eine Fälligkeit fest (Datum und Uhrzeit, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll). Setzen Sie Priorität, falls unterstützt (z. B. Hoch, Mittel, Niedrig). 6. Aufgabe speichern/senden: Bestätigen Sie mit „Erstellen“. Die zugewiesene Person sieht nun diese Aufgabe in ihrer ToDo-Liste und erhält eine Benachrichtigung. Sie als Manager können den Fortschritt verfolgen – oft kann der Mitarbeiter den Status ändern (etwa von „offen“ zu „in Bearbeitung“ zu „erledigt“). 7. Nachverfolgung: Im ToDo-Modul können Sie alle vergebenen Aufgaben einsehen. Sie sehen, wer welche Aufgabe hat und ob sie schon erledigt wurde. Wenn eine Deadline überschritten ist, markiert das System die Aufgabe eventuell rot oder sendet erneut eine Nachricht. Sie können Mitarbeiter bei Bedarf an offene Aufgaben erinnern (manuell via Nachricht oder automatisch via Eskalationsstufe, falls eingerichtet). 8. Abschluss: Sobald der Mitarbeiter die Aufgabe als erledigt markiert (oder zurückmeldet, z. B. mit einem Kommentar „fertiggestellt am ...“), sehen Sie dies im System. Schließen Sie die Aufgabe ggf. ab oder hinterlassen Sie ein kurzes Feedback im Kommentar. So ist die interne Kommunikation transparent und nichts geht unter.
Hier sind häufige Probleme oder Fehlermeldungen aufgelistet, die bei der Nutzung des Systems auftreten können – jeweils mit möglichen Ursachen und Lösungsvorschlägen:
Problem: Ich kann mich nicht einloggen. – Mögliche Ursachen: Falsche Eingabe von E-Mail oder Passwort; Konto noch nicht aktiviert (bei neuen Mitarbeitern); Passwort vergessen. Lösung: Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler. Nutzen Sie die „Passwort vergessen“-Funktion, um ein neues Passwort zu setzen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Einladung angenommen haben (bei Neuaccount). Bei weiterhin fehlgeschlagenem Login den Admin kontaktieren, um Kontoentsperrung oder Reset durchzuführen.
Problem: Ich sehe meinen Dienstplan nicht (als Mitarbeiter). – Mögliche Ursachen: Der Dienstplan für den Zeitraum wurde noch nicht veröffentlicht; Sie sind in keiner Schicht eingeteilt; Technischer Anzeigefehler oder falsche Filter eingestellt. Lösung: Fragen Sie zuerst Ihren Manager, ob der Plan bereits fertig und veröffentlicht ist. Loggen Sie sich ggf. aus und wieder ein oder aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie, ob oben der richtige Zeitraum/Filiale ausgewählt ist. Wenn Sie Zugriff auf mehrere Filialen haben, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Filiale anzeigen. Sollte weiterhin nichts sichtbar sein, kann es sein, dass für Sie im gewählten Zeitraum keine Schichten geplant wurden – kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten zur Bestätigung. Bei technischem Fehler (andere Kollegen sehen den Plan, nur Sie nicht) wenden Sie sich an den Support/Admin.
Problem: „Zugriff verweigert“ oder ich kann eine bestimmte Seite/Funktion nicht öffnen. – Mögliche Ursachen: Ihre Rolle hat keine Berechtigung für diese Funktion (z. B. versucht ein Mitarbeiter den Adminbereich zu öffnen); oder der Admin hat kürzlich Rechte geändert und der Zugriff wurde entzogen; evtl. abgelaufene Session. Lösung: Prüfen Sie, ob Sie die Aktion mit Ihrer Benutzerrolle durchführen dürfen – siehe Rollen und Rechte oben. Wenn Sie eigentlich Zugriff haben sollten (z. B. ein Manager kann das Dienstplan-Modul nicht öffnen, obwohl er es können sollte), melden Sie sich ab und erneut an, um Rechte-Updates zu laden. Halten die Probleme an, kontaktieren Sie einen Admin, der Ihre Zugriffsrechte überprüft. Der Admin kann bestätigen, ob Ihre Rolle korrekt eingestellt ist und ggf. fehlende Berechtigungen setzen.
Problem: Meine Stunden/Stundensaldo stimmen nicht. – (z. B. laut System weniger Stunden als gearbeitet) Mögliche Ursachen: Nicht alle Arbeitszeiten erfasst (vergessene Einträge oder laufende Zeiterfassung nicht gestoppt); Fehler bei Zeiteingaben (z. B. falsches Datum); noch nicht genehmigte Überstunden oder Korrekturen. Lösung: Gehen Sie ins Zeiterfassungs- oder Dienstplanmodul und prüfen Sie Ihre Arbeitszeit-Einträge. Korrigieren Sie eventuelle Fehlbuchungen: Haben Sie z. B. vergessen, eine Pause einzutragen oder sich auszustempeln? Buchen Sie dies nach oder bitten Sie Ihren Manager um Korrektur. Oft können Manager nachträglich Zeiten korrigieren (mit Kommentar). Überprüfen Sie auch, ob Überstunden genehmigt werden müssen – unfreigegebene Überstunden erscheinen evtl. nicht im Saldo. Falls ein technischer Fehler vermutet wird (alle Eingaben sind korrekt, trotzdem stimmt der Saldo nicht), wenden Sie sich an den Support/Admin, damit die Berechnung geprüft wird.
Problem: Mein Urlaubsanspruch oder Resturlaub ist falsch. – Mögliche Ursachen: Jahresurlaub nicht korrekt hinterlegt; Vorjahrüberträge nicht oder doppelt gerechnet; Einträge wie Elternzeit/Krankzeit beeinflussen den Urlaubsanspruch; evtl. noch ungeprüfte Urlaubsanträge. Lösung: Vergleichen Sie zunächst die im System hinterlegten Urlaubstage mit Ihrem Arbeitsvertrag bzw. den offiziellen Urlaubsübersichten. Wurden z. B. Resttage aus dem Vorjahr korrekt übernommen? Fragen Sie den Admin/HR, ob der Urlaubskontingent-Wert korrekt eingestellt ist. Schauen Sie im Abwesenheitsmodul, ob es offene Anträge gibt, die noch nicht abgezogen wurden – genehmigte, aber zukünftige Urlaube könnten bereits vom Restanspruch abgezogen sein. Sollte ein Fehler vorliegen, dokumentieren Sie den Unterschied und informieren den zuständigen Admin, der die Urlaubskonten manuell anpassen kann.
Problem: Ein geplanter Mitarbeiter erscheint nicht im Dienstplan. – Mögliche Ursachen: Der Mitarbeiter wurde nach Planerstellung dem Team hinzugefügt oder war zum Planungszeitpunkt inaktiv; Filter im Plan blendet ihn aus; technisches Problem mit der Anzeige. Lösung: Stellen Sie sicher, dass im Dienstplan alle Mitarbeiter angezeigt werden – entfernen Sie ggf. aktive Filter (wie nur bestimmte Rollen anzeigen). Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter ein bestätigtes Profil mit der richtigen Filialzuordnung hat. Wenn der Mitarbeiter erst kürzlich angelegt wurde, müssen Sie ihn eventuell manuell dem Dienstplan hinzufügen. Bearbeiten Sie den Plan und fügen Sie den Mitarbeiter zu den Schichten hinzu. Falls sein Name weiterhin fehlt, könnte es sein, dass er keinen gültigen Arbeitsbereich hat – als Admin dessen Profil checken und einer Filiale/Abteilung zuordnen. Danach sollte er im Plan verfügbar sein. Loggt euch beide einmal aus und wieder ein, um sicherzugehen. Bei technischen Problemen (Name wurde hinzugefügt, erscheint aber immer noch nicht) kontaktieren Sie den Support.
Problem: Inventar-Bestand stimmt nicht mit dem tatsächlichen Lager überein. – Mögliche Ursachen: Nicht alle Verkäufe oder Wareneingänge wurden im System erfasst; es gab Fehlbuchungen (z. B. versehentlich doppelt erfasst oder falscher Artikel); evtl. ein Inventurprozess läuft noch und hat Bestand „eingefroren“. Lösung: Führen Sie zunächst eine Bestandsprüfung im System durch: Welche Bewegungen (Verkäufe, Zugänge) wurden in letzter Zeit für den Artikel verbucht? Nutzen Sie ggf. das Inventarprotokoll, um Unstimmigkeiten zu finden. Zählen Sie den physischen Bestand nach. Falls Buchungen fehlen, tragen Sie sie nach: z. B. einen fehlenden Wareneingang oder Korrekturbuchung (als Admin/Manager können Sie meist einen Inventur-Abgleich oder Korrekturbuchung vornehmen, um den Systembestand dem Ist-Bestand anzupassen). Für die Zukunft: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Zubehörverkäufe konsequent im System erfassen und Wareneingänge zeitnah gebucht werden. Der Admin kann bei systematischen Abweichungen eine vollständige Inventur anstoßen.
Problem: Meine Verkaufs-Provision wird nicht angezeigt. – Mögliche Ursachen: Der Verkauf wurde nicht als provisionsberechtigter Umsatz erfasst; die Provision wird erst am Periodenende berechnet; der Mitarbeiter hat keine Berechtigung, Euro-Beträge zu sehen. Lösung: Überprüfen Sie im Provisionen & Boni-Modul, ob der entsprechende Verkauf gelistet ist. Manche Systeme aktualisieren Provisionen zeitverzögert (z. B. erst nach Tagesabschluss oder Monatsende). Warten Sie bis zum nächsten Abrechnungslauf. Wenn danach immer noch nichts erscheint, fragen Sie Ihren Manager oder Admin, ob der Artikel/Verkauf evtl. von der Provision ausgenommen ist oder ob ein Fehler vorliegt. Eventuell wurde Ihr Profil falsch zugeordnet, sodass Umsätze nicht Ihnen gutgeschrieben wurden – dies kann der Admin korrigieren. Beachten Sie auch: Einige Unternehmen zeigen Mitarbeitern zwar an, dass sie eine Provision erhalten haben, aber blenden den genauen Euro-Betrag aus („keine € für Mitarbeiter“). In solchen Fällen sehen Sie möglicherweise nur Punkte oder % der Zielerreichung. Fragen Sie im Zweifel Ihren Vorgesetzten, wie das im System gehandhabt wird.
Problem: Ich erhalte keine E-Mail-Benachrichtigungen vom System. – Mögliche Ursachen: Benachrichtigungseinstellungen sind deaktiviert oder falsch konfiguriert; E-Mails landen im Spam; falsche E-Mail im Profil. Lösung: Gehen Sie in Ihre Profileinstellungen und prüfen Sie die Benachrichtigungsoptionen. Stellen Sie sicher, dass z. B. „Benachrichtigung bei neuen Dienstplan-Einträgen“ oder „E-Mail bei neuen Aufgaben“ aktiviert ist. Kontrollieren Sie, ob Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse korrekt buchstabiert ist. Sehen Sie im Spam/Junk-Ordner nach – falls Sie dort Systemmails finden, markieren Sie sie als „Kein Spam“. Bitten Sie ggf. Ihre IT, die Absenderdomain auf die sichere Liste zu setzen. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Admin: Dieser kann im System prüfen, ob E-Mails generiert werden oder ob es technische Probleme mit dem Mailversand gab.
(Bei allen ungelösten Problemen gilt: Dokumentieren Sie den Fehler (Screenshot, genaue Uhrzeit, was getan wurde) und wenden Sie sich an den Admin oder technischen Support des Systems. Dadurch kann eine gezielte Lösung gefunden werden.)
Im Folgenden einige realistische Fragen und Antworten für den KI-Assistenten, jeweils zugeschnitten auf die unterschiedlichen Rollen. Der Bot soll immer konkret auf das System eingehen und – wo hilfreich – Schritt-für-Schritt Anweisungen geben.
Frage (Mitarbeiter): "Wie beantrage ich Urlaub in unserem System?" Antwort: Sie können Urlaub direkt im Abwesenheiten-Modul beantragen. Melden Sie sich dazu im System an und klicken Sie auf „Abwesenheiten“. Dort finden Sie einen Button „Urlaub beantragen“. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum für Ihren Urlaub aus und fügen Sie optional eine Notiz hinzu. Anschließend senden Sie den Antrag ab. Ihr Manager wird automatisch benachrichtigt. Sobald Ihr Urlaub genehmigt ist, erhalten Sie eine Bestätigung und der Urlaub erscheint im Kalender sowie im Dienstplan. (Der Bot würde ggf. noch anbieten, weitere Details zu geben oder den aktuellen Urlaubssaldo zu nennen.)
Frage (Mitarbeiter): "Wo finde ich meinen aktuellen Dienstplan?" Antwort: Ihren Dienstplan finden Sie im Dienstplan-Modul. Melden Sie sich an und klicken Sie in der Menüleiste auf „Dienstplan“. Dort sehen Sie eine Übersicht Ihrer Schichten, normalerweise wochen- oder monatsweise dargestellt. Stellen Sie sicher, dass oben der richtige Zeitraum ausgewählt ist (z. B. „diese Woche“ oder ein konkretes Datum). Alle Ihnen zugeteilten Schichten sind farblich hervorgehoben mit Uhrzeit und Position. Sollten Sie keinen Plan sehen, ist er vielleicht noch nicht veröffentlicht – in dem Fall fragen Sie bei Ihrem Manager nach. (So würde der Bot Mitarbeiter Schritt für Schritt zum Plan navigieren lassen.)
Frage (Mitarbeiter): "Wie kann ich sehen, ob ich meine Verkaufsziele erreiche?" Antwort: Ihre persönlichen Ziele und den Fortschritt finden Sie im Ziele & Zielerreichung-Modul. Navigieren Sie nach dem Login zum Menüpunkt „Ziele“. Dort sehen Sie eine Liste Ihrer aktuellen Zielvorgaben (z. B. Monatsumsatz, verkaufte Verträge etc.) mit einem Fortschrittsbalken oder Prozentangabe. Erreichte Werte werden regelmäßig aktualisiert – z. B. jedes Mal, wenn Sie einen Verkauf erfassen, steigt der Balken. Grün bedeutet normalerweise, Sie sind im Soll, gelb/orange, dass Sie noch etwas aufholen müssen, rot, dass Sie deutlich hinterherhinken. Wenn Sie Details sehen möchten, klicken Sie auf ein bestimmtes Ziel. Dann erhalten Sie weitere Informationen, z. B. wie das Ziel berechnet wird und welche Ihrer Leistungen bereits eingerechnet sind. (Der Bot kann auch anbieten, den aktuellen Prozentstand eines bestimmten Ziels mitzuteilen, falls solche Daten intern abrufbar wären.)
Frage (Manager): "Wie erstelle ich den Dienstplan für nächste Woche?" Antwort: Um den Dienstplan für nächste Woche zu erstellen, gehen Sie ins Dienstplan-Modul und navigieren zur Kalenderwoche der nächsten Woche. Dort können Sie neue Schichten hinzufügen und Mitarbeiter einteilen. Klicken Sie z. B. am Montag auf „+ Schicht“, legen Sie Uhrzeiten fest (z. B. 09:00–17:00) und weisen Sie einen Mitarbeiter zu. Wiederholen Sie dies für alle Wochentage und benötigten Schichten. Das System zeigt Ihnen an, wer verfügbar ist oder im Urlaub. Achten Sie darauf, Überschneidungen zu vermeiden – das System warnt Sie, falls ein Mitarbeiter schon verplant ist. Haben Sie alle Schichten zugewiesen, speichern Sie und veröffentlichen den Plan, damit Ihre Mitarbeiter ihn einsehen können. Die Mitarbeiter erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung über ihre geplanten Dienste. (Der Bot liefert hier eine komprimierte Anleitung, könnte bei Bedarf nachfragen, ob Details zu Schichtvorlagen oder Kopierfunktionen gewünscht sind.)
Frage (Manager): "Wie genehmige ich Urlaubsanträge meiner Mitarbeiter?" Antwort: Offene Urlaubsanträge finden Sie im Abwesenheiten-Modul. Öffnen Sie das Modul, und gehen Sie zur Liste der „Anträge“ oder schauen Sie im Kalender nach markierten Anfragen. Klicken Sie den jeweiligen Urlaubsantrag an, um Details zu sehen (Zeitraum, Mitarbeiter, Resturlaub). Wenn keine Konflikte vorliegen, klicken Sie auf „Genehmigen“, um den Urlaub zu bewilligen. Falls Sie den Antrag ablehnen müssen (z. B. aus Personalmangel), klicken Sie auf „Ablehnen“ und geben Sie idealerweise einen kurzen Grund an. Ihr Mitarbeiter wird automatisch über Ihre Entscheidung benachrichtigt. Genehmigte Urlaube werden im Dienstplan als Abwesenheit eingetragen, sodass Sie entsprechend planen können. (Der Bot kann noch hinzufügen, dass genehmigte Abwesenheiten farblich im Kalender erscheinen, um dem Manager ein Feedback zu geben, dass es geklappt hat.)
Frage (Manager): "Wie kann ich die Verkaufsstatistik meiner Filiale einsehen?" Antwort: Verkaufs- und Leistungsstatistiken Ihrer Filiale finden Sie im Statistik-Modul. Gehen Sie dort in den Bereich „Berichte“ oder „Auswertungen“. Wählen Sie den Bericht „Filialumsatz“ oder „Team-Performance“ aus (je nach Systembezeichnung). Sie können den Zeitraum einstellen, z. B. aktuellen Monat oder letztes Quartal. Das System zeigt Ihnen dann Kennzahlen wie Gesamtumsatz, Anzahl verkaufter Produkte, Durchschnitt pro Mitarbeiter usw., oft visuell aufbereitet als Diagramm. Zusätzlich können Sie Filter nutzen – etwa nur bestimmte Produktkategorien betrachten. Diese Daten helfen Ihnen, Trends zu erkennen. Wenn Sie die Daten exportieren möchten, nutzen Sie die Export-Funktion (z. B. als PDF-Bericht). Da Sie Manager sind, sehen Sie nur die Zahlen Ihrer eigenen Filiale, was für den Vergleich genau passend ist. (So würde der Bot dem Manager erklären, wie er an seine Kennzahlen kommt, inklusive Navigation und Nutzen der Funktionen.)
Frage (Admin): "Wie lege ich einen neuen Benutzer (Mitarbeiter oder Manager) an?" Antwort: Einen neuen Benutzer können Sie im Adminbereich unter Mitarbeiterverwaltung anlegen. Gehen Sie in die Mitarbeiterübersicht und klicken Sie auf „Neuen Mitarbeiter hinzufügen“. Füllen Sie die Basisdaten aus: Name, E-Mail, usw. und wählen Sie die entsprechende Rolle (für normale Mitarbeiter „Mitarbeiter“, für Filialleiter z. B. „Manager“). Weisen Sie auch gleich den Standort/die Filiale zu, falls Ihr System das verlangt. Anschließend speichern Sie. Der neue Benutzer erhält automatisch eine Einladung per E-Mail, um seinen Zugang zu aktivieren. Falls es ein Manager ist, überprüfen Sie danach noch unter Rechteverwaltung, ob dieser Manager ggf. zusätzliche Berechtigungen oder Einschränkungen erhalten soll (z. B. Zugriff auf Inventar für seine Filiale etc.). (Der Bot gibt dem Admin einen prägnanten Ablauf. Bei Bedarf könnte er anbieten, den Unterschied zwischen Mitarbeiter und Manager Rechten zu erläutern, falls nachgefragt.)
Frage (Admin): "Wie ändere ich die Rolle eines bestehenden Benutzers, z. B. einen Mitarbeiter zum Manager?" Antwort: Die Rollenänderung nehmen Sie im Profil des Benutzers vor. Öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht und suchen Sie die Person. Klicken Sie auf den Namen und dann auf „Bearbeiten“. Dort finden Sie das Feld „Rolle“, das aktuell z. B. „Mitarbeiter“ zeigt. Ändern Sie es zu „Manager“. Speichern Sie die Änderung. Der Benutzer hat nun Manager-Rechte. Wichtig: Anschließend sollten Sie prüfen, ob er einem Arbeitsbereich/Team zugeordnet werden muss. In vielen Systemen müssen Manager auf ihre Filiale begrenzt werden – stellen Sie also sicher, dass im Profil oder in der Rechteverwaltung der neue Manager nur Zugang zu den Daten seiner Filiale hat. Nach der Änderung sollte der Benutzer sich einmal neu anmelden, damit die neuen Berechtigungen greifen. (Hier berät der Bot den Admin, inkl. Hinweis auf Arbeitsbereiche, was oft übersehen wird.)
Frage (Admin): "Kann ich als Admin alle Standorte gleichzeitig auswerten, und wenn ja, wie?" Antwort: Ja, als Administrator haben Sie die Berechtigung, standortübergreifende Auswertungen zu sehen. Gehen Sie ins Statistik-Modul und wählen Sie einen Bericht, der alle Filialen umfasst – z. B. „Gesamtumsatz Unternehmen“ oder „Standortvergleich“. Wenn es keinen fertigen Bericht gibt, können Sie oft Filter im Bericht setzen: z. B. Standort = „Alle“. Das System wird Ihnen dann aggregierte Zahlen zeigen oder eine Auflistung pro Standort. Sie können diese Daten auch exportieren, falls benötigt. Zusätzlich stehen Admins in einigen Systemen spezielle Dashboards zur Verfügung, die nur für die Zentrale gedacht sind (inklusive KPIs aus allen Filialen). Navigieren Sie zum Admin-Dashboard, falls vorhanden, um einen schnellen Überblick über die Gesamtperformance zu bekommen. (So weist der Bot darauf hin, dass Admins Gesamtzugriff haben und wie sie ihn nutzen.)
Diese Beispiel-Dialoge zeigen, wie der Bot auf verschiedene Fragen reagieren kann. In allen Fällen gibt er konkrete Anweisungen zur Nutzung des Systems, verweist auf die richtigen Module und berücksichtigt die Rolle des Fragestellers (Mitarbeiter, Manager oder Admin).
Zum Abschluss seien ein paar mögliche Erweiterungen des Wissens oder des Systems erwähnt, die künftig integriert werden könnten, um den Kontext zu erweitern:
Onboarding-Prozesse: Ausarbeitung eines Moduls oder Leitfadens für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Z. B. Checklisten für neue Kollegen, Willkommensnachrichten über das Kommunikationsmodul, Schulungsaufgaben im ToDo-Modul, etc., um neuen Nutzern den Start zu erleichtern.
Schulung und Training: Integration eines Wissens- oder Schulungsbereichs. Denkbar sind interaktive Tutorials innerhalb des Systems, ein FAQ-Bereich für häufig gestellte Fragen oder ein Quiz-Modul, mit dem Mitarbeiter ihr Wissen über das System (oder über Produktkenntnisse im Franchise) testen können. Dies könnte dem KI-Assistenten zusätzliche Inhalte liefern, um noch besser Hilfestellung zu geben.
Versionsverwaltung & Update-Logs: Dokumentation von Änderungen am System selbst. Ein Abschnitt, in dem Admins die Release Notes oder Update-Logs der Software einsehen können – beispielsweise wenn neue Funktionen in einem Modul hinzukommen oder bestehende Abläufe sich geändert haben. So bleibt der Bot immer up-to-date, und Nutzer können nachlesen, was sich in der neuesten Version getan hat.
Erweiterte Kontextdaten: Einbindung von Organisationswissen wie Organigramme, Franchise-Vertragsrichtlinien oder Qualitätsstandards. Dies würde es dem Bot erlauben, auch Fragen zu beantworten wie „An wen wende ich mich bei…?“ oder „Welche Vorgaben gelten für...?“ im Rahmen des Franchise. Beispielsweise könnte ein Onboarding-Handbuch oder ein Franchise-Betriebshandbuch hinterlegt werden, das der Bot bei Bedarf zitieren kann.
Diese Punkte sind derzeit noch nicht Teil der Kern-Wissensdatenbank, könnten jedoch in Zukunft hinzugefügt werden, um den internen KI-Assistenten noch nützlicher zu machen. Damit wäre gewährleistet, dass der Bot nicht nur aktuelle Funktionen erklärt, sondern auch bei neuen Prozessen, Schulungen oder Systemänderungen als kompetente Informationsquelle dient.
Ende der Wissensdatenbank.
[1] [2] Die Schichtplanung Software von Staffomatic
https://staffomatic.com/de/loesungen/schichtplan-software
[3] Modul Ziele – Onlinehelp
https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php?title=Modul_Ziele
[4] Teamleader Focus für Manager – Support : Teamleader Focus
https://support.focus.teamleader.eu/hc/de/articles/25692908674833-Teamleader-Focus-f%C3%BCr-Manager
[5] planB Suite - Statistik-Modul für Datenanalyse & Berichte
https://www.planb-suite.de/statistics.html
[6] Einrichten der Inventarverwaltung - Salesforce Help
https://help.salesforce.com/s/articleView?id=ind.cg_concept_admin_inventory_management.htm&language=de&type=5
[7] Provisionsabrechnung | microtech
https://www.microtech.de/erp-wiki/provisionsabrechnung-was-ist-das/
[8] [9] [10] Urlaube & Abwesenheiten | work4all: #1 Software für CRM, ERP & Projekt
https://www.work4all.de/hr-personal/urlaube-und-abwesenheiten
[11] [12] TODO – GUKSA GmbH - Managementsysteme gestalten.
https://guksa.de/software/massnahmen-management
[13] [14] [15] [16] [17] [18] [19] [20] Profil, Rollen, Zugriffsrechte, Mitarbeiter einladen
https://docs.staffomatic.com/de/profil-rollen-zugriffsrechte-mitarbeiter-einladen